Aaaaah l’organisation… C’est le sujet du quotidien pour chacun d’entre nous. Parfois devant de nombreuses tâches à faire, nous paniquons, nous ne savons pas par où commencer, comment se concentrer, comment ne pas être submergé. Et si on décidait de garder le cap et pourquoi pas commencer dès maintenant histoire d’être au top tout au long de l’année ? Aujourd’hui je vous donne les “tips” qui mer servent au quotidien dans ma vie mouvementée de graphiste freelance et diététicienne !
Quand on est freelance, entrepreneur ou indépendante, ou encore étudiant, l’organisation et la productivité deviennent des piliers essentiels pour réussir sans s’épuiser. Entre gestion du temps, priorisation des tâches, charge mentale et équilibre vie pro / vie perso, il est facile de se sentir débordée. Dans cet article, je vous partage mes méthodes concrètes d’organisation en freelance pour travailler plus efficacement au quotidien, sans sacrifier votre énergie ni votre bien-être.
Etre organisé n’est pas aisé. Rigueur, prise de conscience, motivation et concentration sont les ingrédients essentiels pour un quotidien fluide et efficace. Je fais partie des accro des to do list, sur le frigo, sur mon bureau, dans mon agenda… Et je me retrouve bien souvent submergée par trop de choses à faire… Au final je ne fais rien. Et la procrastination squatte. Frustrant n’est-ce pas ? J’ai donc décidé de vous écrire un article sur différentes façons de s’organiser en alliant efficacité et simplicité.
L’organisation c’est tout un programme. Chacun à sa méthode.
Quand l’emploi du temps est segmenté par moults activités, qui parfois, n’ont rien à voir les unes avec les autres, ce n’est pas toujours facile de s’y retrouver (parole de double casquette !) Pendant le BTS diététique, j’ai dû jongler entre les cours, les illustrations, le blog, les stages, le sport et bien sur une vie en couple, des sorties, des amis et un peu de repos… 8 ans après, je dois composer avec mes missions freelance, des ateliers à animer, des réunions clients, les consultations libérales, la préparation des colis de ma boutique…. Alors comment faire pour caser tout ça dans l’agenda ?
Comment prioriser ses tâches quand on est freelance
La priorisation des tâches est l’une des plus grandes difficultés chez les freelances et entrepreneurs. Sans hiérarchie claire, on passe d’une mission à l’autre, on s’éparpille et la productivité chute rapidement.
- La première chose à faire quand tout s’enchaîne est de lister les “tâches” à faire puis de les classer par ordre de priorité.
Pour cela j’utilise différents supports : une feuille simple pour lister et classer, mon agenda avec vue mensuelle pour répartir les tâches, mon weekly planner, et le jour J mon dailyplanner avec la tâche principale à effectuer et la do to list secondaire (rédaction de devis/facture, aller à la Poste….) Compliqué ? Pas tant que ça. C’est une habitude que j’ai mise en place et il m’a fallu quelques semaines, il y a des années, avant de m’y habituer, mais maintenant tout roule. Je fonctionne avec la méthode “entonnoir” : Les plus gros objectifs, vers les plus petites tâches. Si d’ailleurs vous êtes un peu perdu sur cette gestion de priorité, je vous conseille le livre “the one thing” de Gary W. Keller et Jay Papasan, qui explique et donne moult méthodes pour être productif, efficace et organisé.
Organiser son planning freelance pour être productif sur la durée
Un planning réaliste est la base d’une bonne organisation du travail en freelance. Il permet d’anticiper la charge de travail, d’éviter le surmenage et d’améliorer sa productivité au quotidien. C’est là toute la difficulté, il faut bien se connaître, avoir conscience que l’on n’a pas de la volonté à volonté, connaître ses atouts et faiblesses. Avant toute chose, il faut définir de quoi va être faite votre semaine. Répartir vos tâches et surtout créer un emploi du temps réalisable, qui va pouvoir tenir sur la durée (croyez-moi, quand on est livré à soi-même ce n’est pas toujours facile). Il faut anticiper les moments d’éventuels découragements, les moment de production intense, les aléas du quotidien… Jauger. Mais une fois que vous aurez classer vos tâches par thèmes, vous verrez que le planning sera beaucoup plus facile à créer. Essayer d’anticiper le temps que chaque tâche vous prendra, ne soyez pas trop ambitieux, il faut que ce soit réaliste. De mon côté, je liste des objectifs finaux comme “Rendre le projet branding à la fin du mois”, je book ensuite des jours pour travailler dessus sur mon aperçu mensuel. Une fois ces jours verrouillés, c’est non négociable, je m’y tiens.
Pourquoi avoir un agenda est indispensable pour les freelances
Ce qui fonctionne de mon côté, c’est d’avoir la vision. L’agenda devient alors un véritable outil de gestion du temps et d’organisation professionnelle. Chaque vendredi soir, je prends un temps pour remplir mon “weekly planner” (vision à la semaine). Les réunions clients, les consultations du mercredi, les projets prévus tels jours et les petites tâche en mode to do list. Le fait d’avoir une vision précise de ce qui m’attend la semaine suivante permet de me conditionner. Le matin quand je me lève, je sais ce que je vais avoir ) faire, sur quoi je vais travailler. Je crois que cette notion est très importante quand on est créatif, le cerveau ne s’arrête jamais vraiment, et le fait de savoir que tel projet est prévu permet de réfléchir en amont. Cette technique permet aussi de pas être noyé sur une tonne de choses à faire, pour finalement ne rien faire. Les projets sont faits les uns après les autres, ce qui permet en plus d’assurer une continuité et fluidité.
To do list et productivité : attention au piège
Alors là attention. J’étais une grosse productrice de To do list, et je me suis rendue compte qu’elles pouvaient avoir un effet anxiogène. Surtout si ce sont des listes insurmontables. On s’en veut ensuite de ne pas avoir réussi à tout faire, de s’être mal organisée, ce qui n’est pas toujours le cas. La To Do List me sert aux urgences : un courrier à envoyer, un appel important à passer… Mes priorités ne sont JAMAIS marquées dans une to do list. Ces notes, pense-bêtes, m’évitent surtout de ne pas oublier de les faire (acheter les croquettes de mon chien par exemple). Mal utilisée, la to do list peut devenir une source de stress et nuire à l’organisation personnelle et professionnelle.
L’importance d’un espace de travail organisé
(Je n’en reviens pas d’écrire ça… moi la reine du bordel créatif :D) Mais oui, c’est important. Un bureau bien rangé, organisé, donne envie de travailler. J’ai pris une nouvelle habitude : je prends soin tous les soirs de ranger mon espace de travail qui ressemble à un champ de guerre après la bataille. J’éteins mon ordi (c’est pas Versailles ici :D). Le lendemain, rien de mieux que de se retrouver sur une table claire, rangée, pour se donner du courage. Comme si les idées allaient elles même découler toutes seules. Et bureau rangé = pensées organisées. Même chose le weekend, puisque je passe ma vie à mon bureau, le lundi matin tout est impec. J’en tire d’ailleurs une sorte d’autosatisfaction qui me conditionne aussi.
Déconnexion et concentration : un levier puissant de productivité
On passe au point essentiel, et je pourrais vous écrire un roman la dessus. Le temps d’écran (je parle surtout de réseaux sociaux). Depuis 2023, je ne passe quasi plus de temps sur les réseaux, tout en y étant présente. J’ai complétement lâché mon téléphone. Je pense que de nos jours, le téléphone est le plus gros ennemi de l’attention et de l’organisation. On peut très facilement se laisser happer. De mon côté, j’ai désactivé toutes les notifs depuis 2019. Pas de vibration, pas de sonnerie sauf pour les appels. (je peux vous dire qu’à l’époque ça avait déjà changé ma vie, plus aucune notif de mails, insta, facebook, linkedin). Je vais voir ce qu’il se passe, quand je suis disponible. Une fois la journée de travail commencée, je me mets en mode “petite lune, concentration”. Je suis indisponible pour le tel, mais bien concentrée pour le travail en cours. Depuis que je fonctionne de cette façon, je n’ai jamais autant travaillé en freelance ! J’enchaîne les projets, je ne me sens pas débordée malgré beaucoup de choses à faire. Moi qui pensait avant dépendre des réseaux pour mon activité, je m’étais bien trompée. Spoiler alert : depuis que je ne vais quasi plus sur les RS, j’ai aussi noté un changement dans mon moral, + de confiance en moi (j’ai arrêté de comparer mon travail et autres…).
Organisation et équilibre de vie : savoir lever le pied pour mieux avancer
Au milieu de ce tourbillon de choses à faire, il est indispensable de prévoir des moments “OFF”. C’est important de ne pas s’oublier. Et de ne pas s’enfermer dans une spirale infernale d’obligations. D’ailleurs je n’en ai pas parlé, mais la flexibilité est essentielle pour que ça fonctionne. Relâcher la pression est aussi important que de tenir son planning. Le cerveau a besoin d’oxygène, de respirer. S’accorder un moment de répit permet souvent d’être plus efficace ensuite. Le tout est de trouver un équilibre. Tous les jours, je fais 30 minutes de marche rapide sur le tapis avant de commencer ma journée de travail, je prends le temps de me préparer et j’accorde aussi une promenade après le repas de midi à mon chien. Le soir, je range, j’enfile ma tenue de sport, et je fais une séance de 30/40 minutes de hit cardio. L’activité physique est importante pour l’équilibre et la santé globale. Ne l’oubliez pas 😉
Tenir ses engagements, ses résolutions
Après toutes ses étapes, c’est le plus important. Plus de place à “oh non j’ai pas envie, j’ai la flemme….” Comme on dit “No pain no Gain“. Parfois il faut savoir se donner un bon coup de pied au popotin. Se motiver. Et penser à la satisfaction d’avoir entrepris et fini quelque chose. C’est aussi un juste équilibre à avoir, savoir reconnaître le manque de motivation à la réelle fatigue. Savoir se mettre “off” quand il faut, savoir dire stop. Mettre le curseur au bon endroit. Tout ça arrive avec l’expérience, la bonne connaissance de soi et de son activité. C’est aussi normal d’avoir des déconvenues, de faire des erreurs, tout n’est pas lisse. Il suffit de savoir en tirer des leçons.
L’organisation et la productivité en freelance ne reposent pas sur la perfection, mais sur des habitudes simples, adaptées à son rythme et à son activité. En apprenant à prioriser ses tâches, à gérer son temps et à respecter son énergie, il est possible de travailler efficacement tout en préservant son équilibre personnel.
Et vous, quelles sont vos méthodes d’organisation en freelance ? Avez-vous mis en place des outils ou routines pour améliorer votre productivité au quotidien ?
Je vous souhaite en tout cas une belle année productive, prenez soin de vous !
